Lokalizacja

Niektóre imprezy ściągają uczestników z różnych zakątków kraju, inne kierowane są do osób z jednego, konkretnego miasta. W obu przypadkach kluczowe znaczenie odgrywa lokalizacja wydarzenia. Organizowane na ogół w hotelowych salach, może mieć charakter wyjazdowy, ale pod warunkiem stworzenia odpowiednich warunków dla przybywających. W centrum dużego miasta walorem jest bliskość dworców kolejowych i autobusowych oraz rozbudowana komunikacja miejska, natomiast wadę stanowi ograniczona przestrzeń parkingowa dla zmotoryzowanych. Na obrzeżach  o parking łatwiej – warto jednak upewnić się, że będzie on darmowy. Ponadto wiele takich podmiejskich obiektów sąsiaduje z przystankami autobusowymi. A już znakomitą sytuacje mamy, gdy w pobliżu znajduje się wjazd na istotny węzeł komunikacyjny, np. obwodnicę.

Czas

Jeśli konferencja ma otwarty charakter, wskazane jest umiejscowienie jej również w odpowiednich ramach czasowych.  Podobne wydarzenia w najbliższej okolicy i w tym samym okresie, mogą negatywnie wpływać na frekwencję. Stosowny research, a także samą rezerwację wybranego obiektu należy przy tym przeprowadzić z odpowiednim wyprzedzeniem.

Standard

Szeroko pojęty standard miejsca to nie tylko wizytówka organizatorów, ale przede wszystkim podstawowy wyznacznik sukcesu przedsięwzięcia. Najważniejsza jest oczywiście sala, która niejednokrotnie musi spełniać wiele funkcji w trakcie jednego dnia. Dlatego centra konferencyjne stawiają coraz częściej na kompleksowość i elastyczność, przejawiające się m.in. w zapewnieniu wszystkich multimediów, dostosowaniu oświetlenia do pory dnia (rolety, sztuczne światło) czy zagwarantowaniu łatwej i szybkiej ustawności stanowisk. – Bardzo duże udogodnienie stanowi obecnie stosowanie w obiektach hotelowych systemu specjalnych ruchomych ścian, które pozwalają zaadaptować pomieszczenie zgodnie z potrzebami użytkowników – podkreśla Maja Łuczak, dyrektor Centrum Dana Hotel&Spa w Zielonej Górze – W praktyce oznacza to swobodę w aranżowaniu przestrzeni sali, dostosowanie jej do liczby gości, a także możliwość przygotowania kilku, niezależnych paneli dyskusyjnych.

Komfort

Jeżeli harmonogram wydarzenia obejmuje więcej niż jeden dzień, pojawia się również kwestia noclegów. Bardzo istotne jest tu dostarczenie obsłudze hotelu możliwie kompletnej informacji o zapotrzebowaniu na pokoje. Współczesne centra potrafią skutecznie realizować rozmaite scenariusze, w tym  również te, przewidujące obłożenie większe od standardowego. Trzeba jednak umożliwić im właściwe przygotowanie się do przyjęcia potrzebnej liczby gości. Pamiętajmy też, że szczególnie te dłuższe imprezy wiążą się z  całą masą pozornie dodatkowych, ale istotnych elementów programu. Należy więc zadbać m.in. o takie detale, jak: poczęstunek (odpowiednio wpleciony w cały harmonogram i podany w sposób, który nie zakłóca przebiegu obrad), obsługa sprzętu, przejrzysta nawigacja po obiekcie, izolacja od osób postronnych czy dodatkowe atrakcje, np. w hotelowej strefie rekreacyjnej. Razem składają się one na finalne zadowolenie wszystkich zainteresowanych, które jest miarą powodzenia każdego przedsięwzięcia. – Jeżeli event jest udany, a ma przy tym cykliczny charakter, hotel zyskuje szansę na trwałą współpracę, co z kolei oznacza dla organizatora znaczne uproszczenie przygotowań kolejnych edycji – dodaje Maja Łuczak z Dana Hotel&Spa.